Vertrouwenspersoon

Profielschets Vertrouwenspersoon TOPKI

• De reden van het creëren van de functie van vertrouwenspersoon is om een laagdrempelige en studentvriendelijk aanspreekpunt aan te bieden, wanneer er sprake is van allerlei vormen van een (dreigend) conflict, probleem of klacht.
• De vertrouwenspersoon fungeert tevens als aanspreekpunt voor iedere medewerker, docent en bestuurslid die met ongewenst gedrag in termen van de klachtenregeling, wordt geconfronteerd.
• De vertrouwenspersoon is de tussenpersoon tussen de studenten en de geschillen- cq klachtencommissie. De vertrouwenspersoon is er voor overleg voor de studenten wanneer er problemen zijn die niet direct met de trainer, de vakinhoudelijke begeleider, persoonlijke begeleider, het bestuur of de directie opgelost kunnen worden. De student kan dan een afspraak maken met de vertrouwenspersoon om samen te kijken en te overleggen wat de beste route wordt om al dan niet actie te ondernemen over een bepaalde probleemstelling of klacht.
• Studenten kunnen bij de vertrouwenspersoon terecht wanneer zij te maken hebben met gedrag of omstandigheden die zij als ongewenst ervaren. De vertrouwenspersoon bespreekt met de student wat gedaan moet worden en verwijst eventueel door.
• De vertrouwenspersoon onderneemt geen stappen zonder expliciete toestemming van de student. Alle gesprekken zijn vertrouwelijk.
• De vertrouwenspersoon wordt door het bestuur van de TOPKI aangesteld en is een onafhankelijk werkende persoon, die als aanspreekpunt voor studenten buiten ‘de lijn’ fungeert. 
• Irene Hin is de vertrouwenspersoon voor TOPKI.
• De vertrouwenspersoon kan telefonisch, mondeling of schriftelijk worden benaderd. Hoewel de functie van vertrouwenspersoon, zoals de naam al aangeeft, een vertrouwelijke moet zijn voor alle betrokkenen, heeft hij of zij in sommige gevallen ondersteuning nodig. In dat geval kan de vertrouwenspersoon te rade gaan bij het bestuur van de opleiding. 
• De vertrouwenspersoon houdt een archief bij van alle gevoerde gesprekken. Dit archief is alleen voor de vertrouwenspersoon toegankelijk. De vertrouwenspersoon draagt het archief over als hij/zij van zijn functie is ontheven. Bij het aanleggen van het archief zal de vertrouwenspersoon rekening houden met de Wet Bescherming Persoonsgegevens o.a. wat betreft het inzagerecht van bij de klacht betrokken partijen.  
• De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks een geanonimiseerd verslag uit aan de Raad van Bestuur ofwel het gehele bestuur van TOPKI. In dit verslag wordt melding gemaakt van het aantal en de aard van de bij hem gemelde klachten en het resultaat van de bemiddeling.  

Je kunt contact opnemen met de vertrouwenpersoon door een e-mail te sturen naar irene.hin AT planet DOT nl.